Elektronesche Dokument Management System (EDMS), datt esou Fonctiounen an Recommandatiounen

Bis e puer Joer iwwert d'elektronesch Dokument Gestioun System war als hell Zukunft Éieren. Haut, si vun privat an öffentlech Betriber oft benotzt. Mee Wichteg, dass d'Nofro an der int wiisst. Wat ass en elektronesche Dokument Gestioun System a wéi et funktionéiert, d'Beispill vun der aktueller russesch System betruecht.

Viraussetzunge

Fir besser ze verstoen, wéi d't Programm, Dir braucht der Basis Konzepter an Ziler ze betruecht. Sidd Schlësselelement datt d'Wiel vun engem System oder aneren bestëmmen.

Wann der Organisatioun vun engem formelle Kontroll bedreiwe kann, de Besoin am Dokument keen. Mat deer vun Affär Prozesser et ass e Besoin fir eng Kontroll Mechanismus mat der Hëllef vun der bestallt Dokumenter. Wann dir op Transaktiounen an engem Ofhuelung engagéieren nët, wäert se ze bauen an ufänken a verluer kréien.

Alternativ, e Pabeier gouf, eng speziell Datei Stockage Schema op de Server. Mä et Wierker fir laang. Mat Bänn vun waarden Nofro fir Informatiounen Stockage an Synchroniséierung waarden.

Et ass eng Dilemma: ob ale Pabeier oder int ze Buttek ze benotzen. Wat ass wichteg kann duerch d'elektronesche System kritt ginn? Verbesseren d'Effizienz vun der Organisatioun.

wirtschaftlechen Effekt

Operationell Effizienz kann an zwou Méiglechkeeten fräi ginn: Ausgabe reduzéieren oder d'Resultater Erhéijung. DMS Dokumenter kënnen op eemol zwee Ziler erreechen. Dat ass, erlaabt der Aféierung vun de System eng Organisatioun manner ze verbréngen, mä méi verdéngen.

Kascht Reduktioun ass duerch Reduktioun Pabeier kascht, fléien Zäit, Boost den Austausch vun Informatiounen, Ännerungen an juristescher Kultur duerchgefouert.

Fir d'Efficacitéit vun déi de t Programm diskutéieren, braucht Dir d'Käschte vun der Aarbecht op den Design vum Pabeier Dokumenter ze berechnen. Geschate Consultatioun Firmen, esou Operatiounen gelant 20% vun der Zäit. De System vun der Russesch Bürokratie, dat ass nach méi wéi dat - 60% vun der Zäit. Der Aféierung vun der int wäert dës Käschten op d'mannst 10 mol reduzéieren.

Office Gestioun an Dokument Gestioun

Dës zwee Begrëffer Altere. Demarchen - e Begrëff, datt zu engem formelle Formatioun vun Regele bezitt mat Dokumenter ze schaffen. Puer t System kann ënnert der Regelen vun Büro ugepasst ginn, mä et sinn déi Systemer op der Basis vun deem schonns Demarchen gemaach.

D'Dokument ass d'Eenheet vun Stockage Informatiounen zu t. Fort fun der Strooss ass aus enger Rei vu Quellen entsteet: aner Systemer, Uwendungen, E-Mail, mä an éischter Linn - aus gescannt Pabeier. Dofir, Datselwecht an aner Geräter sinn en integralen Deel vun der int. De System Geschäfter all d'Dokumenter ass hir Geschicht, déi fir d'Organisatioun vun der Bewegung, dréit mat hinnen d'Affär Prozesser.

An esou enger Basis ass d'Decisioun, d'Uerdnung an der Uerdnung vum t. Duerch hinnen, a vun der Organisatioun Gestioun. All Dokument Pleséier mat der "Hëllef". Set Felder hänkt op der Zort Dokument op der Form. De System Informatiounen ass an enger Datebank fir all Beräich vun der Kaart gespäichert.

D'Funktiounen an Aufgaben vun der int

Dokument Gestioun Programm ass entworf dës Problemer ze léisen:

• systematization vun Aarbecht mat Dokumenter.
• Kreatioun vun Dokumenter aus Skeletter, Aschreiwung Stockage;
• Bekannte Comptablesmethod;
• Klassifikatioun vun Dokumenter.

Loosst eis enk der int Funktioun ënnersicht. Dokument Gestioun Software gëtt benotzt fir:

• schafen Kaarten.
• Opstellung vun den Text vun der Dokument;
• Donnéeën am PDF oder MS Wuert Format raumen;
• Kontroll Benotzer Zougang Rechter;
• Kreatioun vun routes;
• Verkéier Kontroll Dokumenter;
• schécken Notifikatiounen, Erënnerungen;
• Logged, Referenz Bicher, classifiers;
• Équipe vun Uweisungen;
• Sich an Ënnerschreiwe vun Dokumenter;
• generéieren Rapporten.

Fir System-breet Fonctiounen och:

• Erfindungen Aarbecht mat Dokumenter;
• Benotzen Datebank fir Daten raumen;
• simultan Aarbecht mat t;
• Sécherheet duerch Certificaten, barcodes a personaliséiert.

Virdeeler an den Nodeeler

Den Iwwergank zu t ass méi Virdeeler wéi Nodeeler. Allerdéngs kann richteg organiséiert Projet all d'Virdeeler vun Bekannte zerstéieren. EDMS Ëmsetzung Zieler soll realiséierbar sinn. Virdeeler gehéieren:

• zentraliséiert strukturéiert Stockage vun Informatiounen;
• déi selwecht Approche zu der Kreatioun an Veraarbechtung vun Dokumenter;
• benotzt Skeletter;
• Sich;
• Audit Zougang.

De Nodeel ass déi héich Käschten éischt an unzeleeën Aarbecht op Benotzer Training.

Dokument Ëmgank Prozesser

D'EDMS elektronesche Dokument Passë duerch eng Rei vun Etappen, am Laf vun deenen Dokumenter zu bestëmmte Eegeschafte zougewisen ginn. Veraarbechtung ass esouwuel manuell an automatesch duerchgefouert. Am zweete Fall Formatioun:

• de Konditioune vun der Transitioun tëscht Etappen;
• Trennung vun de Wee;
• Veraarbechtung kreesleef;
• Laf Ënner, ëmstridde, Veraarbechtung Prozeduren;
• definéiert Benotzer Rollen.

Zorte vun Behandlungen:

• Schafen engem Dokument.
• Redaktioun.
• Genannt huet.
• Bewegt.
• Spueren.
• Chen, hiert.
• Läschen.

T op Käschte

Voll fort fun der Strooss kann ouni Lizenz Server, komplett Personnalisatioun a Weiderbildung vun all Benotzer net Bedreiwen. All eenzel vun dësen Elementer verlaangt eng grouss boer outlay. Zousätzlech, sollen mir net mat anere Systemer, Instandhaltung Datenbanken a Software, technesch Ënnerstëtzung an aner Consultatioun Servicer ze ënnerstëtzen Käschten iwwert d'Integratioun vun t vergiessen.

Ëmsetzung vun int

Ëmsetzung vum Projet kann e puer Méint huelen. Prozess hänkt op der Zomm vun Documentaire Prozesser a vun finanziell, institutionell an Ressource Kënnen. Ëmsetzung ass op esou Algorithmus duerchgefouert:

• Kreatioun vun engem Aarbechtsgrupp agesat, d'Determinatioun vun de Kapp;
• Definitioun vu Goaler an Ziler;
• Inspektioun vun bestehend Dokumentatioun Prozesser;
• Entwécklung vun technesch Spezifikatioune;
• presentéiert vun t;
• Conclusioun vun en Accord iwwert d'Ëmsetzung vun der t;
• Entwécklung an Accord vun Reglementer vun Aarbecht;
• Schecken der éischter llt vun Telefonsbicher;
• virleefeg Test t;
• Personal Training;
• Test Ëmsetzung vun der t;
• Analyse vun de Resultater vum Test Operatioun;
• Feeler Korrektur;
• voll Ëmsetzung vun der int.

Aféierung vun de Feeler

Besonnesch Opmierksamkeet soll fir déi Prozesser, datt d'Presenz vun engem Pabeier Dokument verlaangen bezuelt ginn. D'Haaptrei Feeler - ass d'Verdueblung vun engem Pabeier Dokument elektronesch. Dëst complicates der Aarbecht a bewierkt negativ Attitudë zu Bekannte. Fir d'Ëmsetzung vun enger duebel Aarbecht keen bezilt. Mir brauchen ouni Verdueblung automatiséiert Prozesser ze bauen. Déi zweet Feeler - de unpreparedness vun Personal. Am meeschten, sinn nei Prozesser mat Konflikt ugesi. Also, musse mir zu Mataarbechter erklären firwat int agefouert ass, also si ass express an d'Formatioun Prozess.

Dokument Stockage Technik

D't elektronesche Dokument beinhalt Attributer, baséiert op déi gesichte ass, d'Klassifikatioun an Glidderung vun Rapporten Bau. Heiansdo ass en Dokument aus engem Skelett geschaf, heiansdo - vun den Donnéeën aus der Datebank Uruff. Attributer sinn an Dëscher gespäichert. an der Datebank Directoire - de Fichier selwer ass an de Stockage Dossier, d'Informatiounen aus et gesat. Zougang zu den Donnéeën ass nëmme Benotzer EDMS System kritt.

Wat ass eng Baach Scannen?

Flow Veraarbechtung Dokumenter, gefollegt vun Openthalt vun der Echantillon am Fichier mat Datselwecht erfëllt. Während der Scannen Prozess schafen kann automatesch eng Barcode- op d'Dokument an hir Aschreiwung an der Datebank an dann konzentréieren op enger bestëmmter Wee.

OCR

Dësen elektronesche Dokument Gestioun System DMS där elektronesch Bild vum Dokument am Format vun Name Fotoen oder Text Format. Et benotzt speziell Software als Eenzel- Applikatioun oder integréiert ESCOM.BPM zu int. Wat ass ESCOM.BPM? Dëst Unerkennung Programm Dokumenter, mat verschiddene Policen getippten. Et sollt, awer feststellen ginn, datt onofhängeg Uwendungen méi Funktiounen hunn a souguer manueller Text unerkennen.

Barcoding

Dës Technik gëtt eng Rei vu Prozedure fir d'Opstelle an Uwendung vun grafesche Bar Code op den Dokument. Eng eenzegaarteg Barcode- ass duerch de System Server generéiert. Hie gëtt fir d'Identifikatioun vun den Dokument, seng schnell Sich op der Basis vun Verdeelung a Stockage Siten. Wann engem Dokument Enregistréiere ass op der Etikett vun der Barcode- gedréckt op d'Identifikatioun vun elektronesche Kaarte entspriechend. Hien ass op de Pabeier Versioun vum Dokument Plack gëtt.

t

Digital Ënnerschrëft erlaabt der Richtegkeet vun der Dokument an Daten immutability fir z'iwwerpréiwen. Ënnerschrëft ass mat cryptographic Software an Schlësselen gemaach - Certificat. De Fonds ass e Fichier an engem speziellen Format datt am Zentrum vun Thema vun der Lizenz regenerated ass. Ze garantéieren soll d'Sécherheet vun den Informatioune gespäichert ginn Zertifikat op engem Smart Kaart oder Schlëssel ech-Token. Si sinn duerch PIN-Code geschützt. Wann de PIN MÉI mol falsch koum ass, dann ass de Certificat automatesch gespaart.

Voll-Text an Spezialfäegkeeten Sich

Spezialfäegkeeten Sich erkléngt Terrain eng speziell Form vu verschiddene Wäerter vun de Kaarten benotzt. Zum Beispill gëtt de "Counterparty" Critère Sich Daten am Beräich "Receiver" oder "Sender". De System am Verglach der koum Critèrë vum Daten am Kaarten an Geschäfter d'Resultat vun deene Kaarten, déi Zoufall ginn hunn. D'Sich ass ausgebild Kont gesuergt der exakt oder partiell Mätscher.

Voll-Text Sich ass no am Dokument op d'Donnéeën duerchgefouert, dorënner Wuert Formen duerch d'Datebank gebaut-an Handwierksgeschir, wéi MS SQL Server, entscheet. Fir déi voll Sich Fichieren an der Datebank am Dokument Format (Dokter) koum ginn soll, Dëscher (xls), Präsentatiounen, Rapporten.