Fort fun der Strooss am Projet. Management Programm Document a Rekord hält

Fort fun der Strooss Bekannte ass eng Moossnam vun bal all modern Betriber dacks un. Och kleng Betriber mat enger Mass vun verschiddenen Dokumenter schafft, dorënner Bréiwer, Budgeten, Rechnungen, Kontrakter an all Zorte vun Obligatiounen. Et ass fir dëst Grond, dass bal all modern Organisatioun dës Mesure als fort fun der Strooss ze benotzen ass versicht, dat op Käschte vun Vollständegkeet an Erhaalung vun Daten, kamoud vun fannen an raumen verschidde Informatiounen gëtt ass, an der akeef vun der Zäit fir penibel néideg Limite.

Firwat dat?

Quasi keng Firma Mataarbechter verbréngt vill Zäit d'Recht Informatiounen ze fannen probéiert, a war domatter seet eloquently datt et iwwer d'Halschent vun der Aarbecht Zäit hëlt. Wéi dat geschitt och, datt Dir remgebuer amplaz ze Sommet hunn all Dokumenter du-benotzen dass "iergendwou" existéieren. Et ass e Liewesniveau eng Situatioun ass an där d'Original Text vun engem Traité engem Affekot am Computer ass, a Journal Entréen op d'Wäertpabeieren der Ausféierung vun Kontrakter virschaffe am Comptablesmethod System accordéiert, Rechnungen an Akten sinn am finanziell Departement zu Pabeier Form Texter, an Korrespondenz betreffend d'Behuelen vun den Traité Aarbecht ass zu mail Këschte Mataarbechter. Dëst "Dispersioun" vun Informatiounen ass extrem geféierlech fir d'Sécherheet, Integritéit an Konsequenz, ass et zu sou Situatiounen do tatsächlech fort fun der Strooss Bekannte ass.

Duerch d'Aféierung vun spezialiséiert Informatiounen Systemer geléist der predominant Majoritéit vun Problemer. Zum Beispill, déi e puer vun de Budget System d'Fähegkeet engem System vun vernetzt Budgeten ze schafen, duerch d'Équipe an Stockage vun verschidde Versiounen vun esou Dokumenter gefollegt, wéi och eng Indikatioun vun hirem Status. Sou ass de Problem deelweis Budget Dokument vum Gebrauch vun esou Systemer geléist.

Mee do vergiesst net, datt déi aktuell Budgets- Kader, wéi och Comptabilitéit an Erp-System an der iwwerwältegend Majoritéit vu Fäll mat strukturéiert Informatiounen Aarbecht, dh d'Aart vun Daten, déi geschaf ginn, an an engem Dësch Form gespäichert. No meescht Experten, stellt de Gesamtbetrag vun Donnéeën vun all modern Affär strukturéiert Informatiounen nëmmen 20%, während de Rescht E-mail, Text Dokumenter, verschidde Rapporte vun Verhandlungen a Reuniounen, Biller ëmfaasst, etc. Relativ dacks, ouni Studien unstructured Informatiounen einfach Dirigent ass net méiglech eng normal Foussgänger kontektsta ze maachen, déi scho präsent strukturéiert ass. Stockage, Kollektioun a Kierzunge Veraarbechtung vun esou Daten ass duerch de Gebrauch vun esou Mesurë wéi déi fort fun der Strooss gëtt, an Inhalt Gestioun Systemer Informatiounen Firma.

Wat ass et?

Mat der Hëllef vun der elektronescher Dokument Gestioun System gëtt Organisatiounen vun all Interaktioun tëscht de Mataarbechter vun enger Organisatioun op der Basis vun der proposéiert Dokumenter. Erëm 1c Dokument gëtt fir d'Schafung vun Dokumenter, d'Méiglechkeet hinnen op der Organisatioun vun Plënneren an ënnerhält vun hinnen mat beschriwwen Kontroll iwwert d'Ausféierung vun Dokumenter an Prozesser. Also, gëtt d'elektronesch Dokument der Firma grouss Zuel vun de Virdeeler, hir Aarbecht Iwwersetzen ass eigentlech eng nei Niveau.

All eenzelne Dokument an dësem elektronesche System duerch eng ganz Rei vun Detailer charakteriséiert ass, datt et eendeiteg Markenzeeche (oft genannt ginn als esou baut vun Kaarten). D'Kaart kann eng Rei vun Informatiounen enthalen, dorënner der Zort Dokument, Datum vun Équipe an änneren, den Auteur, souwéi Späicherplatz a vill méi. An Zukunft Dokument Gestioun System Stockage an retrieval vun der néideg Dokumentatioun am Aklang mat den Detailer déi déi an der Kaart uginn goufen.

Méiglechkeete

Elektronesche Dokument Gestioun gëtt Organisatiounen mat net nëmmen vill vun de Virdeeler, mä et mécht och vill nei Méiglechkeeten huet, déi och wichteg ass.

zentraliséiert Kontroll

Egal wéi grouss ass dëst oder dat Projet Dokument Gestioun System erlaabt fir rapid änneren a Form vun Dokumenter op et libre. Zum Beispill, d'Kandidatur fir eng vun de Käschte vun de verschiddenen Responsabilitéit Zentren ze änneren just bestëmmte Ännerung an de Skelett genuch datt Fuerderung, déi an de System gespäichert ass schonn ze maachen. Duerno, déi esou Applikatioun fëllt wäert net fäheg sinn der Dokumentatioun empfond Formen ze benotzen Mataarbechter, well d'Demande gefëllt ass an duerch de System geschéckt.

Ënnerstëtzen Dokumentatioun lifecycle

All Dokument dat an all Projet wäert opginn an Filteren, geet onbedéngt duerch verschidden Etappe Formatioun. Zum Beispill, wann et un der juristescher Budget kënnt, gëtt et éischten néideg ze maachen, an da stëmmen an um uginn mol exekutéieren. verschidde aktuell a geplangt Performance vum Budget Sujet ze grëndlecher Analys Duerno, a bis de Archiv geschéckt. An 1c Dokument gëtt knapper Kontroll iwwer de lifecycle vun Dokumenter, Kont ausgebild der Basis Ufuerderunge vun der Ëmwelt, wéi och verschidde legal Regelen a Industrie Standarden vun der Entreprise d'Firma.

Teamwork

Elektronesche Dokument Gestioun System gëtt vill méi wéi just eng Organisatioun vun kollektiv Aarbecht op Dokumenter, an am Participatioun wäert Experten ginn, déi a verschiddene Büroe sinn oder och a verschiddene Stied.

De System Geschäfter engem genuch grouss Zuel vu Versiounen vun der selwechter Dokument, an Nieft direkt an änneren, kann se d'Daten Annotéiert, dat ass, Foto hinnen e puer Kommentaren an Noten, ouni déi elementar Informatiounen Auswierkungen, déi hien liwweren muss.

Confidentialitéit

Zimlech wichteg Fonktioun vun esou Systemer ass dass am selwechten Dokument 1c duerch eng speziell digitaler Ënnerschrëft gefollegt vun Dateverschlësselung vun abonnéieren kann. Dëst mécht et net nëmme méiglech der Authentizitéit vun all Informatiounen ze confirméieren, mä och eendeiteg mat den Auteur identifizéiert, wéi och un déi effikass Sécherheet fir raumen verschidden Donnéeën, wann néideg erreechen.

läit

Wann den elektronesche Dokument Gestioun System net disponibel ass, duerno an datt Fall den Employé deen an der Schafung vun bestëmmte Wäertpabeieren bedeelegt, muss onbedéngt verstoen déi bescht ass dëse Wäertpabeieren ze Transfert. Elektronesche Dokument Gestioun vun der Entreprise zu automatesch Donnéeë richteg Persoun Transfert.

Duerch selwer, ass d'läit fräi a steiwe. Gratis stellt eng Chance d'Richtung absolut keng Destinatairen als adäquat ze Dokument, iwwerdeems de steiwe déi genee Prozedur gëtt, mä am spezielle Fäll der Aktioun vun Pre-installéiert am System Dokumentatioun vun Verkéier Reglementer kann e bësse roueg (zum Beispill ginn, wann Dir de Projet Dokument fir iwwerpréiwen ze schécken brauchen zu puer ausserhalb Experten).

Zougang Kontroll

Et gi verschidde Méiglechkeeten, wéi tëscht de verschiddene Rechter vun der Firma an d'Mataarbechter vun Begrëffer vun Dokumentatioun Gestioun ze z'ënnerscheeden. Also, erlaabt eng fortgeschratt fort fun der Strooss eng Persoun voll Kontroll ze ginn iwwer d'Donnéeën d'Fähegkeet Limite ze änneren oder souguer nëmmen Vue erlaben oder all Fichieren Annotéiert. Dëst simplifies immens der Aarbecht mat verschidden Daten, an dat ass wichteg - et gëtt vill méi sécher.

Integratioun

Ze garantéieren Integritéit maximal Daten, déi an engem bestëmmte Firma, elektronesche Dokument Gestioun an de Projet opgesat ass gëtt fir d'Integratioun vun der installéiert System mat aneren - finanziell, industriell, analytesch, etc. Duerch esou Integratioun Fonctiounen modern fort fun der Strooss System oft genuch gemaach benotzen als Zort Sazzeeche tëscht dem MÉI Software Zorte.

Dokumenter vun all Systemer, ass logesch wor fir dës Informatiounen ze dinn, genannt Kontext. Et kann den Inhalt vun engem Pabeier oder E-Mailen, Fax, bezuelt Dokumenter, den Undeel vun den Aktivitéiten, Video oder Audio Opzeechnunge och, an och vill aner Informatiounen. De Kontext vun der Dokument kann manuell derbäi ginn oder voll amgaang automatiséieren, je der Virléiften a Besoine vun Gestioun.

Zum Beispill kann d'modern System vun Bekannte vum fort fun der Strooss am Prozess vun Équipe an der Kierzunge Ännerungen an de Budgeten eng Rei vun anere Kontext Informatiounen benotzt ginn:

• all Zorte vun Maartfuerschung, dorënner seng eege net nëmmen awer och deenen déi vun externen Quellen kritt huet;
• Verschidden Accorden mat Kollegen (Keefer oder Ubidder);
• Special legal a Referenz Dokumenter;
• zousätzlech Dokumentatioun, déi keng Aschränkungen oder anzeschätzen an selwer reflektéiert (als Beispill, d'Taux vun Inflatioun, realiséiert Tariffer an aner Daten);
• Minutten Réuniounen, well't Versioun ze diskutéieren ass de Budget, an och all Zorte vu Aarbechter Kommentaren an Observatioune vun Participanten am Prozess (oft esou Dokumentatioun ass ënnert all Mataarbechter via E-Mail a gespäichert getrennt vun engem Budgets- Informatiounen Fichieren geschéckt).

E Benotzer, dee mat engem Budget ass schaffen, zu all Moment, wann néideg, kënnen all vun der uewen Dokumenter Vue, wéi modern fort fun der Strooss Technik erlaabt him dat ze maachen ouni laange Recherchen.

Wat Systemer si mat eis benotzt?

Eng vun de beléifsten Software Léisungen, déi am Russesch Entreprisen fonnt ginn kann kann eng Kombinatioun vu Microsoft Ausbléck Etablissementer mat Microsoft Exchange Server genannt ginn. Déi éischt Demande, am Prinzip, Formatioun op bal all Computer, Well den Exchange Server oft geholl ass als voll-vollwäerteg E-Mail Server ze benotzen. Trotz der Tatsaach, datt Betriber, déi schonn e puer Zäit viru sech d'Aféierung vun elektronesche Dokument ofgehalen, sou Programmer sinn nëmmen als Plattform fir E-Mail benotzt, no e puer zentraliséiert Astellungen och dës Software kann fir bal all Organisatiounen als relativ funktionell Bekannte fort fun der Strooss benotzt ginn .

Am Moment, ass de russesche Maart mat Dosende vu verschiddene Systemer gefëllt, mat Hëllef vun deem engem Dokument Gestioun Bekannte, an ähnlechen Software net nëmmen Western bitt, awer och Gewalt Entwéckler. Och Microsoft, zousätzlech zu der uewen Programmer, bitt och Etablissementer wéi zefridde Management Server oder SharePoint Portal Server.

De stäerkste mächteg ënnert all Systemer ass als Documentum ginn, mä virun allem grouss Entreprisen benotzen dëse Bekannte Prozess. Fort fun der Strooss vun e puer Firmen op Käschte vun automatiséiert Software Lotus Notes Pak, mee vill ruffen et eng Zort "Designer fir Programméierer", wéi op der Basis vun hirem kompletten System ageriicht ass ganz schwéier.

Wat ass den Ënnerscheed tëschent Russland an Western Systemer?

Wa mir iwwer den Haaptgrond Differenzen tëscht Gewalt an auslännesch Etablissementer schwätzen, sinn se am mateneen Kënnen sinn. Zum Beispill, wann de System vun Western Entwéckler an quasi all Betribssystemer bedreiwe kann, war et meeschtens Gewalt nëmmen fir all eent vun hinnen entwéckelt, an natierlech, dass et Windows ass oft. Western Systemer sinn konfiguréiert all DBMS konzentréiert. Esou Contrainten russesch Systemer kann d'Méiglechkeet vun Gebai Kräiz-Plattform, integréiert Léisungen dësem dovunner.

Iwwer Funktionalitéit, läit den Haaptgrond Ënnerscheed an der Tatsaach, datt verschidde Programmer an de West dokumentoproizvodstva Bekannte a fort fun der Strooss ëmgesat datt ënner enger eenzeger Mark ausgestallt ginn, mä d'Zil fir eng Rei vu Grënn. Zum Beispill, bitt de Documentum eng Rei vun eenzelne Produkter, déi fir all d'Bekannte an Integratioun mat Erp-System benotzt ginn, Ënnerstëtzung den Design an Déifbau Dokument Gestioun, etc. D'predominant Majoritéit vu Software an Russland entwéckelt, bei léisen eng bestëmmte Problem anzeschätzen.

Och wäert opgeschriwwen ass, datt déi wichteg Ënnerscheed läit an der Approche vun béid Parteien zu wat ass e fort fun der Strooss Bekannte mat. Western Systemer sinn eigentlech komplett Bekannte fir an verfollegen-an Ënnerstëtzung duerch eng Rei vun Affär Prozesser bannent der Organisatioun, iwwerdeems de iwwerwältegend Majoritéit vu Gewalt Programmer nëmme verschidde Fonktiounen ze automatiséieren.

D'Käschte vun westlech Systemer vun ongeféier laut vun $ 400 bis $ 1000 fir all Aarbecht, net d'Käschten vun Ëmsetzung, Hardware a Software Zielen néideg eng normal elektronesche Dokument ze garantéieren. Oft Self-Aféierung kascht ronn hallef gewinnt Käschte vun Lizenzen, den Meeschter um Programm fir Bekannte vum fort fun der Strooss verschidden Promotiounen ëmgesat, mä an e puer Situatiounen de Präis vun enger Bestellung vun Magnitude méi grouss. Ee vun de stäerkste schwéier ass ëmmer de Projet vun Bekannte vun finanziell Dokumentatioun als zu der Ëmsetzung vun esou Projeten kascht ronn 2-3 mol méi héich wéi d'Käschte vun Lizenzen.

Gewalt Software am $ 200-600 pro Sëtz verkaf, an zousätzlech zu deem Rechnung gedroe d'Käschte vun zousätzlech Programmer a verschidde Equipement. An zum Schluss, ass d'Berechnung vun der Comparativ Wäert an vill déi selwecht Art a Weis duerchgefouert wéi am Südweste Systemer.

Fonctiounen

Am iwwerwältegend Majoritéit vu Fäll als Prioritéit Richtung Bekannte sinn der op d'Harmoniséierung vun Dokumenter am Zesummenhang mat Prozesser, zum Beispill, de Prozess vun initial Virbereedung a weider Ëmsetzung vun de Budgeten. Allerdéngs si vill Équipë elo mat Büro Bekannte a fort fun der Strooss, dat heescht, mat der Umeldung Prozedure vun erausginn an Entréeën Dokumenter.

Aféierung an den elektronesche System ass net grondsätzlech verschidden vun der Aféierung vun all aner automatiséiert Systemer, dofir ass et néideg op der ënnerschiddlech Eegenheeten ugewisen vun dësem Projet ze agespaart.

Kreatioun vun Entreprise-Klass Stockage

Aféierung Dokument Bekannte an all Fall, gëtt fir bestëmmte Gesellschaften Commons an deem all Dokumentatioun ze raumen. D'logesch Struktur vun de Stockage, d'Entwécklung a weider Ëmsetzung vun Sécherheet Politiken, wéi och Dokument Stockage Hierarchie verlaangt maximal Genauegkeet an hunn op eng fréi Etapp vum Projet duerchgefouert gin.

Et soll am Kapp dréit kann, datt de Stockage Funktioun am Ufank vun der Design agesat ginn, sou op eng fréi Etapp feieren kënnen all d'Dokumenter aus dem aktuellen Stockage Plazen an enger eenzeger juristescher Commons ze plënneren. Als Resultat, Benotzer ka sech mat all de grousse Funktiounen vum System, schliesslich a gläichzäiteg Meeschtesch an hir Applikatioun. Boost d'Adaptatioun vun Mataarbechter Systemer ze realiséieren duerch d'Benotzung vun Service Funktiounen wéi Atomkraaftwierker op Ännerung vun der Dokumentatioun kënnen, d'Ausgesin vun neien Dokumenter, etc.

Sou, fort fun der Strooss fir all modern Gesellschaft verlaangt, datt hir Operatiounen ze entwéckelen an ze verbesseren gel.