D'Dokument Zirkulatioun ass e wichtege Bestanddeel vum Workflow

D'Dokumentmanagement ass verständlech wéi d'Regele ginn déi ënner ënnerschiddlech Decisiounen innerhalb vun der Entreprise oder der Institution aus dem Moment ofgeschaf ginn, fir datt se an d'Archivspepe kréien. Basis vun dësem Konzept ass den Empfang vum Dokument, seng Iwwerleeung, d'Verfaassung u exekutiven Organisatiounen, d'Organisatioun fir d'Ausféierung, d'Zertifizéierung, d'Aschreiwung, d'Verschëldung fir d'Lagerung.

Dëst ass e Prozess deen den Exemplaren vun der Dokumentbewegung unzitt, zesumme mat der Geschwindegkeet vun senger Bewegung duerch dës Instanzen. D'Dokumératioun ass en Prozess dee mat der Informatiounsaarbecht vum Verwaltungsapparat korreléiert ass, mat der Dokumentatioun vun der individueller Entscheedung, der Ofbeweegung vun nei erhëschten Dokumenter.

Eng rieseg Zuel vu Mängel an der Aktivitéit vu ville Verwaltungsapparat ass wéinst der schlechter Organisatioun vun der Beweegung vun Dokumenter. Zum Beispill, d'Dokument Circulatioun Prozess Gestioun Léisungen soll och déi dräi néideg Komponente:

• Informatiounen Ënnerstëtzung vun der Entscheedung (dat beinhalt d'zouverléisseg Informatiounen, déi d'Korrektheet vun der Decisioun confirméiert);
• Dokumentatioun vun der Decisioun selwer (Verwaltungsdokumenter);
• Kontroll iwwert d'Implementatioun (déi beinhalt d'Organisatioun vun der geplangter Aarbecht, d'Methoden fir d'Aufgab auszuführen, d'Begleedung vun Konditiounen a Konditiounen).

Wéi kann aus dem uewe Beispill, d'Dokument gesi ginn - eng Kollektioun vun Informatiounen, op Basis vun deem gëtt eng Decisioun engem Status ausgestallt ginn; Virbereedung vun der Léisung selwer, och d'Eduatioun, d'Verhandlung, d'Entworf fir d'Zustimmung. All dës Etappe erfuerdert d'Beweegung vum Dokument net nëmmen tëscht de strukturellen Ënnerdiewe vum Betrib, awer och tëscht Entdecker, vun Techniker, Spezialisten, Direkter. De Conclusioun vum dësem Beispill ass datt d'Héichtemperatur vun der Bewegung vun der Dokumentatioun, wat d'Qualitéit vun der Ausféierung op all spezifescher Etapp méi héich ass, de méi de Prozesser fir d'Entreprise als Ganzes besser ze maachen.

De Begrëff selwer erschéngt an der Literatur an den 1920er Joren. Dunn war et geduecht, datt d'Dokument - ass d'Organisatioun vun der Aarbecht, fir bei konsequent Organisatioun vun der Staatsapparat als Ganzt, d'Verdeelung vun de Responsabilitéiten tëschent de verschiddenen performers a Servicer. 1931, den éischte Versuch d'Uniform ze regléieren war Kontroll Technologie Institut gemaach Prinzipien vun records Gestioun. D'Regele solle festgeluecht ginn, sou wéi d'Opnahm, d'Liwwerung vun Dokumenter, Reglement vun der Ausféierung, Reguléierung vum Ënnerschreiwe gemaach ginn. Déi nächst Etappen an der Entwécklung vun der Wirtschaft hu legislativ Regulatioun vun esou e Konzept wéi kleresch Aarbecht kritt, wou d'Haappe op individuelle technesch Operatiounen waren. D'Programm vun der Zirkulatioun vun Dokumenter duerch dës Gesetzesaktioun gouf net erwähnt, obwuel am Wesen alles alles mat der Organisatioun vun Dokumentatiounsmouvementer bestoung. Zënter 1974 ass de Haaptdokument fir de ganze Prozess vun der Zirkulatioun ze dokumentéieren.

Dëst Gesetzlechakt no "Uniform State System of Document Management" (YGSD) genannt, deem seng Punkten fir d'Organisatioun vun Dokumenter Beweegung, technologesch Methoden fir hir Veraarbechtung an d'Applikatiounsregeleg gewidmet sinn. An dëser Kollektioun ass d'Haaptregeleg formuléiert: "Dokument Zirkulatioun ass eng Operatioun Bewegung vun engem Dokument am kuerstste Wee, an och den Mindestaufwand vun Zäit a Aarbecht." Nëmme wann Dir d'approbente Regel an der Praxis applizéiert, kann et op d'Verbesserung vum Liewen vun der Bevëlkerung am Land ginn, de Wuesstum vun der Wirtschaft vun der Staat.

Fir dës Ziler ze realiséieren, brauche mir intelligent, disziplinéiert, responsabel Leit, fir déi d'Implementatioun vum Dokumentmanagement baséiert op der YGSD eng Eheschmierksamkeet an eist Gewëssen.