Dem Archiv Sall Ufuerderunge. Déi elementar Regele vun Organisatiounen Archive

D'Archiv kann a Form vun enger separater strukturell Eenheet vun enger Organisatioun ginn oder en integralen Deel vum Büro Liewe ginn. Dëst hänkt de Volume vun engem bestehend Dokument.

Wéi et ze organiséieren

Schafen eng Archiv vun all Betrib oder Organisatioun eng Formatioun vun spezifesch Mesuren verlaangt:

1. Dir braucht de passenden Späicherplatz fir raumen Dokumenter ze auswielen an et richteg musse.
2. Betreiung soll geholl Konditiounen ze schafen, datt déi Norm treffen.
3. Et ass néideg et mat der technescher Siicht ze musse - ze kafen an déi néideg Equipementer fir d'Archiv installéiert.
4. De Commons ass gebonnen fir d'Organisatioun vun Archivéiere vun all néideg Dokumenter Prozedur organiséiert gin.
5. Et muss vun de reglementaresche Kader vun der Eenheet entwéckelt an guttgeheescht ginn.

Ëmsetzung vun dëse Moossname garantéiert d'Sécherheet vun Archiv Dokumenter an hinnen am néideg Staat hält.

Wien ass de archivist

A wat sinn d'Viraussetzunge fir d'Aarbechter sinn, dass an der Organisatioun vun der Archiv a weider Stockage vun Dokumenter engagéiert ginn? Si kënne kombinéiert Positiounen ze fannen Goalkeeper ginn, zum Beispill, e Sekretär oder engem receptionist?

Archivist - e Spezialist hir Aufgab ass Archivmaterial Aktivitéiten ze organiséieren. Fir d'Sécherheet vun den Dokumenter him uvertraut, Bieren hien voll Responsabilitéit. Seng Aarbecht ass net méiglech ouni eng spezifesch Uweisunge laanschtgoungen oder esouguer (wann néideg) Stage an der Institutioun vun der Staat Archive.

Senge Funktiounen kann zu engem aneren Employé transferéiert ginn, datt Deel-Zäit ass schaffen. Typesch, sinn der archivist Responsabilitéiten un déi eenzel Aarbechter am Fall zougewisen, wou de Montant mat der Dokumentatioun verschéckt ass genuch grouss. Am groussen Organisatiounen, Personal eng separat Post fir dësen Zweck. An dësem Fall, ass awer, et normalerweis eng Aarbecht Beschreiwung Precisioun der Zorte vun Aarbechten un der archivist uvertraut komponéiert, wéi och seng Rechter a Flichten.

Den Haapt Saach - d'Prozedur

Fäll dem Archiv Organisatioun iwwerdroen no engem speziell entwéckelt Grafiken. Seng Kaarten huet mam Kapp vun jidderengen vun den Departementer gin ausgemaach, déi de Dokumenter weiderginn gëtt a vun der archivist guttgeheescht. Zanter der schaffen Dokumenter am Archiv sinn net nëmme gespäichert, mä och heiansdo benotzt ginn, bestëmmen d'Regele vun hirem Problem (wann et zoutrëfft) proposéiert Applikatiounen an Ärer Organisatioun, wéi och extern jidfereen.

Liwwerung vun Dokumenter a bestëmmte Bicher vun Aschreiwung gefeiert gin. et néideg, Stänn, Akten op der Transfert vun Fäll un der temporärer Gebrauch vun drëtte Parteien Prozeduren fir d'enregistréieren (ënner anerem dës Büro an Geriicht d'Procureur och kann). Erausginn Dokumenter fir bis zu engem Mount vu sengem eegene Mataarbechter a bis zu dräi Méint - d'Vertrieder vun Partei Strukturen.

Déi elementar Regele vun Organisatiounen Archive

Akten Archiv, wéi och all strukturell Unitéit op der Basis vun speziell Dispositiounen, déi vun der Gestioun guttgeheescht. Mataarbechter vun et an hirer Aarbecht ze hir eegen Aarbecht Beschreiwunge unhänken. De Bestëmmunge vun der Firma adoptéiert, baut déi elementar Regele vun der Archiver eraus (de Status vun der funktionell Moossnam vu Rechter a Responsabilitéiten an d'Zesummesetzung vun der néideg Dokumentatioun). Duerch hir fundamental Aufgabe gehéiert:

1. Zousaz Archiv vun Dokumenter, déi Zesummesetzung vun deem ass an engem getrennten Sektioun vun der Spillconditiounen opgezielt.
2. Halen records vun Material a behalen se sécher.
3. Ze entwéckelen Hëllef fir d'sinn Dokumenter fannen.
4. Erlaabt Dir der Prozedur am Archiv Material gespäichert konzentréiert.

Wann Är Organisatioun Dokumenter huet, datt op de Archivmaterial Fund vun der russescher Federatioun relevant kann, da preparéieren an hinnen fir permanent Stockage an de Stockage Staat Copie ass eent vun de Baussegrenzen Problemer vun der strukturell Eenheet.

seng Funktionalitéit

Archiv Funktioun aus senger Aufgaben systematesch ergi. D'Haaptrei déi sinn déi folgend:

1. Affirméieren Lëschte vun hiren eegene Quelle vun Acquisitioun, datt, Organisatiounen oder Betrib Unitéiten ass.
2. Huelt vun hinnen an engem geuerdnete Manéier d'Dokumenter fir Consigne.
3. Huelt bedenkt de Materialien an suergen hir komplett Sécherheet.
4. Grënnen an en online hëllefen System ënnerhalen, fir de Archivmaterial Dokumenter am Zesummenhang.
5. Exercice Informatioun Service Gestioun an all strukturell Unitéiten vun der Organisatioun.
6. Organiséieren d'Thema an Notzung vun Dokumentatioun am Aklang mat de Besoinen vu Persounen an aner Organisatiounen, zu betruecht an de Prozess vun benotzen analyséieren.
7. Preparéieren Aussoen an offiziell Äntwerte fir Bierger sozial a juristesch Natur Demanden.
8. Gräift Aktivitéiten op der Ënnersichung vum Wäert vun engem Dokument, organiséieren, Transfert vun Schrëtter mat enger Vue op permanent Stockage an der Gemengen- oder Staat Archiv (am Fall wou d'Organisatioun eng vun den uewe Quelle vun Acquisitioun vun Archiver ass).
9. Schecken der Richtegkeet vun der Équipe an Archiv Fichieren an der Acquisitioun vun Quellen - souwuel an hir eege strukturell Unitéiten an aner Organisatiounen.
10. Ze organiséieren Aarbecht op der Affär Projet Nomenclature hält.
11. Déi praktesch an Archipel Assistenz mat Dokumentatioun vun all strukturell Ënnerdeelung.
12. an der Entwécklung vun Gestioun Archiver an records matmaachen.
13. am Evenementer fir den Zweck vun Training archivists a Mataarbechter am Positiounen Zesummenhang mat Dokument Gestioun ofgehalen fir matzemaachen.

Wou et fir Plaz

Loosst eis elo betruecht wat et dem Archiv Sall Ufuerderunge. Déi wichtegst vun wat soll, considéréiert ginn - et an all Fall an de Gebaier vun der aler Charakter Gebaier vun Holz Gebaier net erlaabt ze Plaz, déi Matière ginn, net nëmmen am Sall, mä ma mat Richtung, wéi och an Gebaier, hunn Uewen Heizung.

Wann déi selwecht Struktur als Ganzt fir Stockage vum Pabeier Dokumenter ugepasst ass, da soll en Archiv onbedéngt isoléiert Sall.

Wann Är Organisatioun an der nächster Zukunft Pläng eegenen Archiv gedoe, hei hutt Dir d'Geleeënheet, sech selwer mat der Lëscht vun Ufuerderunge schliesslich déi an der Virbereedung Prozess considéréiert ginn muss. Also, wat sinn déi wichtegst Viraussetzunge fir d'Archiv Sall, deenen hir Missioun - zu virsiichteg a sécher all déi néideg Dokumentatioun Geschäft?

Der Lëscht, wat néideg ass gin sinn feieren

1. Archiv.
2. D'Zëmmer ass fir Opnam vun Dokumenter, Zwëschelagerung an acclimatization entworf.
3. Raum, an deem d'Dokumenter benotzt ginn.
4. Betribssystemer Sall (oder Zëmmeren) fir Mataarbechter.

Wéi ass d'Plaz net genuch ...

Am Fall wou de Fichier Sall Plaz net d'Méiglechkeet vun verstänneg Arbecht machen ënner him éige eenzeger Plaz puer Zëmmer sollen an duerch Cloisonnementer getrennt Zonen ënnerdeelt ginn et erlaben. Der Basis Noutwendegkeete, déi streng an dësem Fall zu Directioun respektéiert gin muss - vun engem anere Stockage Standuert vun Dokumenter isoléiert a mat hinnen ze schaffen.

A getrennten Zëmmer oder eng speziell gebaut a wéi engem Dokument Stockage Gebai als Backupsatellit benotzt ugepasst, ass néideg aus Objeten geläscht gin e Risiko an Begrëffer vun der Méiglechkeet vu Feier Droen. Als Beispill ernimmt gin kann sinn Parkingen, garage a Bensin Statiounen. An direkter Noperschaft zu der Gebai oder Raimlechkeeten Archiv muss net Objete ginn, datt den Ursprong vun Loftverschmotzung déngen.

Idealfall, soll d'Fichier'en ëmmer an engem trennen, nëmmen mat all déi néideg Regelen a Reglementer gebaut fir dëst Gebai designéierte gesat ginn. Mee, leider, ass d'Realitéit seng Begrëffer Richtlinie, an am meeschten Organisatiounen, sinn Dokumenter am scho bestehend Ariichtungen gespäichert, ëmgerechent a fir dës Zweck ugepasst.

Dass d'Recht op schwätzen

Besser mat de reglementaresche Uspréch un de Gebaier a Raimlechkeeten vun der Archiv. Si wéi follegt:

1. D'Gebai, wat supposéiert ass d'Zukunft vun Stockage ze hunn ass néideg, fir d'Zuel vun administrative ze leeden. Et ass streng ze Plaz Archiv verbueden wou et Ernährung Servicer, Liewensmëttel erakommen, Geschäfter aus der Kategorie vun Brand geroden Substanzen an aggressiv, wéi och relevant chemesche Technologie applizéiert.
2. Ausgeschloss et an engem unheated Sall Placement a wou net mat Hygiène Ufuerderunge respektéiert. Op der unacceptability vun disrepair Archiver Gebai uewen ernimmt.
3. Et ass besonnesch wichteg mat Feier Viraussetzunge fir den Archiv Sall ze verflichten. Seng Sécherheet fir méiglech Feier - eng vun den Haapt Konditiounen vun sécher gelagert vun Dokumentatioun. Am Januar 2009, erausginn de Ministère fir Kultur vu Russland eng Commande 3 Nr enger Serie vun reglementaresche Ufuerderunge adoptéiert am speziell Regele vun Feier Sécherheet vun der russescher Federatioun Regierung a kommunale Archiver Formatioun aus. Wann den Apparat vun der Dokument Stockage Reglementer néideg fir ouni versoen observéiert ginn.
4. D'Gebai an d'Design ass d'Onméiglechkeet vun Iwwerschwemmungen ze garantéieren. De Sall ass néideg en Noutfall Sortie ze hunn. An kee Fall soll duerch dat den Haaptgrond Päif (Waasser-Träger oder Gas) Ugrëff.

Ass et méiglech Location am Keller bis Fichier?

Et ass net Openthalt vun Archivmaterial Stockage am Keller Sall, uewen Etagen oder hire Restaurant wéi esou Attika Raum recommandéiert.

An Noutsituatiounen kann et Ausnahmen zu dëser Regel ginn. Si akzeptéiert wann Keller dréchen an och gehëtzt, equipéiert mat mechanesch Belëftung erwisen fir eng Stonn oder zwou AAA breathability ze bidden. Archiv fir loft oder Attika méiglech ass just, datt de passenden Temperatur an Fiichtegkeet Konditiounen gëtt.

A ganz wichteg Noutwendegkeete fir Raimlechkeeten Archiv mat Respekt un der wiring Apparat. Et ass obligatoresch mat Loftofschloss Sockets zougemaach gin. Gespuert vun portable elektresch Geräter sinn mat Gummistécker Isolatioun gëtt. Soll net Sall oder gemeinsam Stockage vun Stack Circuit breakers gesat.

Der gewielter Net-Zich verbessere an Net-gëfteg Material als Baumaterial fir gehummert Archivmaterial repositories. Läschmëttel System muss mat heescht vun neutral, sécher fir Dokumenter equipéiert ginn. Et ass net ze benotzen Feier am Buttek erlaabt, och gefloss oder Plaz auslännesch Objeten.

fir WikiCommons

Der Reduktioun vun der gewielter Beräich conforme all virun Ufuerderunge dem Archiv Sall, huelen eng final Decisioun iwwert d'suitability oder unsuitability fir benotzen. Huelt esou enger Décisioun no der méiglech sanitär a epidemiological Gare an der Staat Fire Supervisioun Check. D'Archiv kann Faarwe gin wou nemmen no der Prozedur vun der detailléiert Ënnersichung Fuerplang ass.

Seng Zweck - d'Feier Sall ze klären an de Nivo bestëmmen, déi grouss strukturell Plazverbrauch, datt d'Stäerkt vun iwwerlageren tëscht Etagen an der Berechnung vun der Potential opbauen (Equipement fir den Archiv an d'Gewiicht vun der gespäichert Dokumenter), kontrolléieren Disponibilitéit an aktuellen Zoustand vun der Ventilatioun an Heizungssystem Kontroll.

Am Audit als Vertrieder vun der Organisatioun Équipe (normalerweis d'Mataarbechter vun der Zukunft Archiv), a Mataarbechter vun all relevant Déngschter - .. Building, Feier, Sécherheet, etc. D'Resultater vum Examen sin an der Virbereedung vun der Finale Akt spigelt.